Zeiterfassung für KITA

Zeiterfassung für Kindertagesstätten mit Novatime-KITA

Zielsetzung

Elektronische Erfassung und Verwaltung der Betreuungszeiten der in den Einrichtungen betreuten Kinder.

Das übergeordnete Ziel ist die Ablösung der händisch geführten Karteikartensysteme oder Gruppenbücher. Die pädagogischen Kräfte der Einrichtungen sollen von Verwaltungsaufgaben entlastet werden und somit mehr Freiraum zur Betreuung der Kinder bekommen.

Mit der Datenerfassung sollen auch Möglichkeiten für eine bessere Kapazitätsplanung zur Auslastung der Kita oder Betreuergruppen nach Tageszeit möglich werden. Ein effektiverer Einsatz der Erzieher*Innen nach Schichtzeiten soll erreicht werden.

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Ausgangslage

Üblicherweise werden die täglichen Ankommens-, Anwesenheits- und Abholzeiten der Kinder in den Kindertagesstätten (Kita) und Horten in Gruppenbüchern oder auf von Einrichtungen selbst entwickelten Karteikarten erfasst. Die Erfassung erfolgt händisch durch das pädagogische Personal. Sie ist zeitintensiv und fehleranfällig.

Die täglichen Betreuungszeiten werden durch verantwortliche Kita-Mitarbeiter mit den vereinbarten Betreuungszeiten verglichen. Wird eine Überziehung festgestellt, kommt es zur Meldung dieser Überziehungszeiten an die Beitragsstelle. In der Beitragsstelle wird darüber entschieden, ob diese Überziehungszeiten in Rechnung gestellt werden oder den Eltern vorgeschlagen wird, eine andere vereinbarte Betreuungszeit zu wählen.

Umsetzung

Die Realisierung der Vorgaben und Ziele kann mit der Zusatzoption NovaTime-KITA umgesetzt werden.

Buchungsterminal

Zur Erfassung der Betreuungszeit der Kita-Kinder ist ein elektronisches Zeiterfassungsterminal notwendig. Das wird im Eingangsbereich der Kita montiert, so dass es auch jedes Kind problemlos erreichen kann. Die Kinder erhalten eine ID-Karte als Ausweiskarte zum Buchen von Ankommens- und Abholzeiten.

ID-Karte

Das Kernstück von NovaTime-KITA ist die eigens dafür entwickelte Terminal-Firmware. Somit können bis zu 5 verschiedene Ausweiskarten einem Kind-Stammsatz zugeordnet werden. Die Einrichtung kann dadurch entscheiden, welche befugten Personen des Kindes eine ID-Karte erhalten sollen.

Die Ausweiskarten können direkt aus der Software auch bedruckt werden. Ein vorgefertigtes Druck-Layout mit Foto vom Kind, City-Logo, Gruppenbild, Vorname und fester Text ist bereit vorhanden.

Bediensoftware

Speziell für die Sonderfunktionen wurde die Bedienoberfläche für NovaTime-KITA angepasst.

Für die Erfassung und Berechnung der Betreuungszeiten sind die Personalstammsatzfelder pro Kind erforderlich:

Personenkennziffer (hier Personalnummer), Name, Vorname, KITA-Einrichtung (hier Zweigstelle), KITA-Erziehergruppe (hier Abteilung), Kartennummer (mind. 1 bis max. 5 Karten), Betreuungszeit in h pro Tag, Umkleidezeit in Minuten pro Tag, Verrechnungsmodell, Kalender, Beginn der Verrechnung für Betreuung

Weitere Personalfelder können darüber hinaus verwendet oder angelegt werden:

Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummern, Namen der berechtigten Abholer, Geschlecht, usw.

Wie werden die Betreuungszeiten erfasst?

Über verschiedene Verrechnungsmodelle (hier Arbeitspläne) wird die Tagesanwesenheitszeit über Kommen und Gehen (Buchung am Terminal durch das Kind) berechnet. Da die Betreuungszeit erst mit der Übergabe des Kindes an die Erzieher*Innen beginnt und mit der Abgabe des Kindes von den Erzieher*Innen endet, entsteht eine Differenz aufgrund der örtlichen Gegebenheiten für die die Dauer der Umkleide der Kinder. Dieser individueller Wert pro Kind kann in den Stammdaten hinterlegt werden.

Die Berechnung der täglichen Betreuungszeit erfolgt dann als Anwesenheitszeit minus Umkleidezeit. Wenn die vertragliche hinterlegte Betreuungszeit pro Tag überschritten wird, erfolgt eine Markierung des betreffenden Tages. Somit kann die Anzahl der Tage mit Überschreitungen für den Monat oder für eine beliebige Auswertungsperiode ermittelt und ausgewertet werden.

Sollte mal eine Buchung durch das Kind vergessen worden sein, ist eine nachträgliche Korrektur der Uhrzeit möglich.

Parallel erfolgt die Erfassung der Buchungszeiten in Zeitfenstern (halbstündlich, stündlich oder größer), um die tägliche Auslastung der einzelnen Gruppen zu bestimmten Tageszeiten zu ermitteln.

Wie erfolgt die Dateneingabe der Stammdaten und Korrekturen?

Die Dateneingabe der Stammdaten kann zentral in der Verwaltung oder lokal vor Ort per Client-Software durch berechtigte Personen erfolgen. Unterschiedlichste Berechtigungsstufen pro User sind möglich.

Für den Ausweisdruck wird ein Bild des Kindes benötigt. Dieses kann mit einer Digitalkamera erzeugt und dann im zentralen Foto-Dateiordner gespeichert werden. Über die Funktion „Foto einlesen“ wird der abzuspeichernde Bildbereich per Zuschneiden bestimmt und letztendlich als Bild gespeichert.

Das gleiche gilt für den Ausweiskartendruck. Dazu benötigen Sie einen Kartendrucker und einen Vorrat an ID-Karten. Eine spezielle Datenbanksoftware ist dazu nicht erforderlich. Der Kartendruck erfolgt direkt aus der Novatime-Software heraus. Bis zu 5 bedruckte Ausweiskarten können sofort oder auch nachträglich dem Stammsatz des Kindes mit einer USB-Einlesestation zugewiesen werden.

Welche Auswertungen stehen zur Verfügung?

Monatsblatt Kind – tägliche Zeiten mit Buchungen pro Kind und Monat (oder beliebiger Zeitrau)
Summenliste - Anzahl Überschreitungen der Betreuungszeiten pro Gruppe und Zeitraum
Summenliste - Anzahl Überschreitungen der Betreuungszeiten je Tag pro Gruppe und Zeitraum
Auslastung der Kita/Gruppe nach Tageszeit pro Tag oder Woche oder Monat